Kabinenbelegung planen: So vermeidest du Chaos am Turniertag
16 Mannschaften, 4 Umkleidekabinen, ein Vormittag – und mittendrin die Frage: „Wo sollen wir uns umziehen?“ Eine durchdachte Kabinenbelegung gehört zu den unterschätzten Erfolgsfaktoren bei Turnieren. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du die Kabinenzuweisung professionell planst und typische Stresssituationen vermeidest.
Warum Kabinenbelegung wichtig ist
Bei kleinen Turnieren mit 4-6 Teams regelt sich die Kabinenfrage oft von selbst. Doch sobald mehr Mannschaften teilnehmen als Kabinen vorhanden sind, wird die Planung zur Pflicht. Eine gute Kabinenbelegung sorgt für:
- Reibungslosen Ablauf: Teams wissen sofort, wo sie hin müssen – keine Verzögerungen durch Suchen oder Warten.
- Fairness: Alle Teams haben gleiche Bedingungen und ausreichend Zeit zum Umziehen.
- Professionalität: Ein klarer Belegungsplan signalisiert: Hier hat jemand mitgedacht.
- Weniger Stress: Du als Organisator musst nicht ständig Fragen beantworten oder Konflikte lösen.
Typische Probleme ohne Planung
Wer die Kabinenbelegung dem Zufall überlässt, erlebt oft folgende Situationen:
Das Kabinen-Chaos
Zwei Teams stehen gleichzeitig vor derselben Kabine. Eines hat gerade ein Spiel beendet, das andere muss in 5 Minuten aufs Feld. Hektik, Frust, Verzögerung.
Die Endlos-Besetzung
Ein Team belegt die ganze Zeit „seine“ Kabine, obwohl es nur 3 Spiele hat. Andere Teams müssen sich im Gang umziehen oder warten.
Das Wertsachen-Problem
Mannschaft A lässt Taschen in der Kabine. Mannschaft B zieht sich dort um. Später fehlt angeblich etwas. Unangenehme Situation für alle.
Die vergessene Mädchenmannschaft
Zwischen 15 Jungenteams ist eine Mädchenmannschaft. Niemand hat daran gedacht, ihr eine separate Umkleide zuzuweisen.
Bei einem Hallenturnier mit 12 Teams und nur 2 verfügbaren Kabinen kam es zu 20 Minuten Verzögerung, weil keine klare Zuweisung existierte. Das Finale musste gekürzt werden, um den Hallenschluss einzuhalten.
Die 5 Grundregeln der Kabinenplanung
1. Rotationsprinzip statt feste Zuweisung
Bei mehr Teams als Kabinen funktioniert eine feste Zuweisung nicht. Stattdessen: Kabinen werden nach Spielplan rotierend zugeteilt. Team A nutzt Kabine 1 vor Spiel 1, danach wechselt Team B in Kabine 1.
2. Pufferzeit einplanen
Zwischen zwei Belegungen derselben Kabine sollten mindestens 10-15 Minuten liegen. Das gibt dem ersten Team Zeit zum Räumen und verhindert Überschneidungen.
3. Spielplan und Kabinenplan synchronisieren
Die Kabinenbelegung muss zum Spielplan passen. Wenn Team A um 10:00 Uhr spielt, muss es ab 9:45 Uhr Zugang zur Kabine haben – nicht erst ab 9:55 Uhr.
4. Getrennte Bereiche für Sonderfälle
Mädchen-/Damenmannschaften, Schiedsrichter und ggf. Gastmannschaften von weiter weg benötigen oft separate oder priorisierte Kabinen.
5. Wertsachen-Regelung kommunizieren
Mach klar: Wertsachen gehören nicht in die Kabine oder werden auf eigene Gefahr dort gelassen. Alternativ: Einen bewachten Bereich oder Schließfächer anbieten.
Kabinenbelegungsplan erstellen: Schritt für Schritt
Jetzt geht’s ans Eingemachte. Mit dieser Anleitung erstellst du deinen Kabinenplan systematisch und vermeidest typische Fehler.
Bestandsaufnahme machen
Wie viele Kabinen stehen zur Verfügung? Wie groß sind sie (wie viele Personen passen rein)? Gibt es Duschen? Sind alle Kabinen gleichwertig oder gibt es „bessere“ und „schlechtere“?
Teams kategorisieren
Liste alle teilnehmenden Teams auf. Markiere Sonderfälle: Mädchenmannschaften, Teams mit langer Anreise, Gastgeber-Team (braucht evtl. keine Kabine).
Zeitfenster definieren
Schaue dir den Spielplan an. Wann spielt welches Team? Wann braucht es also eine Kabine? Erstelle Zeitblöcke (z.B. 9:00-9:30, 9:30-10:00, usw.).
Zuweisung vornehmen
Trage für jeden Zeitblock ein, welches Team welche Kabine nutzt. Achte auf die Pufferzeit zwischen den Belegungen.
Konflikte prüfen
Checke: Gibt es Überschneidungen? Hat jedes Team vor seinem Spiel genug Zeit? Sind Sonderfälle berücksichtigt?
Plan visualisieren und teilen
Erstelle eine übersichtliche Darstellung (Tabelle oder Grafik). Hänge den Plan aus und teile ihn digital mit den Teams.
Beispiel: Visueller Kabinenbelegungsplan
Kabinen und Platzbelegungsplan der Turniersoftware myTMAN
myTMAN Kabinen- & Platzbelegungsplaner
Mit dem visuellen Belegungsplaner von myTMAN erstellst du deinen Kabinenplan per Drag & Drop. Du kannst:
- Kabinen, Spielfelder, Parkplätze und weitere Elemente anlegen
- Teams per Klick zuweisen
- Den Plan als PDF exportieren und ausdrucken
- Den Belegungsplan direkt auf der Turnier-Einladungsseite anzeigen
So sehen angemeldete Teams schon vor dem Turnier, welche Kabine ihnen zugewiesen ist.
Sonderfälle: Mädchen, Schiedsrichter & Co.
Mädchen- und Damenmannschaften
Bei gemischten Turnieren muss für weibliche Teams eine separate Umkleide reserviert werden. Diese sollte idealerweise nicht rotieren, sondern fest zugewiesen sein. Falls nur wenige Kabinen vorhanden sind: Zeitfenster so planen, dass keine Überschneidung mit Jungenteams entsteht.
Schiedsrichter
Schiedsrichter benötigen ebenfalls einen Umkleidebereich – idealerweise eine eigene kleine Kabine oder zumindest einen reservierten Zeitslot. Bei Hallenturnieren mit mehreren Schiedsrichtern: Eine Kabine dauerhaft für SR reservieren.
Gastmannschaften mit langer Anreise
Teams, die von weiter anreisen, kommen oft schon umgezogen oder brauchen mehr Zeit vor dem ersten Spiel. Berücksichtige das bei der Planung und weise ihnen ein frühes Zeitfenster zu.
Gastgeber-Team
Das ausrichtende Team hat oft Zugang zu eigenen Räumlichkeiten (Vereinsheim, separate Kabine). Diese Kabine muss dann nicht in den Belegungsplan für Gastteams aufgenommen werden.
Den Plan kommunizieren
Der beste Kabinenplan nützt nichts, wenn ihn niemand kennt. So stellst du sicher, dass alle informiert sind:
- Vor dem Turnier: Kabinenplan zusammen mit dem Spielplan an alle Teams verschicken (per E-Mail oder auf der Turnier-Einladungsseite).
- Am Turniertag: Plan gut sichtbar im Eingangsbereich aushängen – am besten laminiert und in Farbe.
- Kabinentüren beschriften: Schilder an den Kabinen mit Team-Namen und Zeitfenstern anbringen.
- Helfer briefen: Mindestens ein Helfer sollte den Kabinenplan kennen und Fragen beantworten können.
Erstelle einen QR-Code, der zum digitalen Kabinenplan führt. Hänge ihn im Eingangsbereich auf. So können Trainer den Plan auf dem Handy speichern und jederzeit nachschauen.
Checkliste für den Turniertag
- Alle Kabinen sind sauber und nutzbar
- Kabinenplan ist ausgehängt (Eingang + jede Kabine)
- Kabinentüren sind beschriftet
- Separate Kabine für Mädchen/Damen reserviert
- Schiedsrichter-Kabine vorbereitet
- Helfer über Kabinenplan informiert
- QR-Code zum digitalen Plan verfügbar
- Wertsachen-Regelung kommuniziert
- Reservekabine / Ausweichplan für Notfälle
- Erste-Hilfe-Bereich bekannt und ausgeschildert
Fazit: Mit Planung zum entspannten Turnier
Eine durchdachte Kabinenbelegung ist kein Hexenwerk, macht aber einen großen Unterschied. Mit einem klaren Plan vermeidest du Stress, Verzögerungen und unangenehme Situationen. Die investierte Zeit zahlt sich am Turniertag mehrfach aus – für dich als Organisator und für alle Teilnehmer.
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst
✅ Kabinenbelegung frühzeitig planen – nicht dem Zufall überlassen
✅ Rotationsprinzip bei mehr Teams als Kabinen
✅Pufferzeit zwischen Belegungen einplanen (10-15 Min)
✅ Sonderfälle berücksichtigen: Mädchen, Schiedsrichter, Anreisende
✅ Plan visualisieren, aushängen und digital teilen
✅ Kabinentüren beschriften und Helfer briefen
✅ Mit Tools wie myTMAN den Belegungsplan einfach erstellen
Kabinenbelegung visuell planen
Mit dem myTMAN Platzbelegungsplaner erstellst du deinen Kabinenplan per Drag & Drop – inklusive PDF-Export und Anzeige auf der Einladungsseite.